Code of conduct

Wir übernehmen Verantwortung für Menschenrechte

Unternehmensgrundsatz

Die Achtung von Menschenrechten ist uns ein zentrales Anliegen. Wir sind der Überzeugung, dass nachhaltiges Wirtschaften nur durch ethisches und integres Handeln möglich ist. Im Rahmen unserer unternehmerischen Tätigkeit bekennen wir uns umfassend zu unserer Menschenrechtsverantwortung. Diese haben die Konzernleitung und der Europäische- und Weltkonzernbetriebsrat in der gemeinsamen Erklärung des Konzerns zu sozialen Rechten, industriellen Beziehungen und zu Wirtschaft und Menschenrechten, kurz Sozialcharta, festgeschrieben.

Wir bekräftigen unser Bekenntnis zu zentralen internationalen Übereinkommen und Erklärungen, insbesondere der Internationalen Menschenrechtscharta sowie den Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO). Wir richten unsere unternehmerische Tätigkeit an den UN-Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte (UN Global Compact) aus, welche entscheidende Pfeiler für unser Handeln bilden.

Mein Beitrag

Auch ich als Mitarbeiter kann einen Beitrag zur Einhaltung der Menschenrechte leisten. Ich beachte die Menschenrechte als fundamentale Leitlinie und bin wachsam gegenüber Menschenrechtsverletzungen, die in meinem Umfeld geschehen oder von denen ich Kenntnis erlange.

Wenn ich Hinweise auf Menschenrechtsverletzungen in meinem beruflichen Umfeld habe, sorge ich dafür, dass diese Verletzungen verhindert beziehungsweise umgehend abgestellt werden. Falls erforderlich informiere ich hierzu meinen Vorgesetzten oder die im Kapitel „Unterstützung“ genannten Ansprechpartner.

Beispiel

Du hast ein Schreiben mit dem Hinweis erhalten, dass ein von uns beauftragter Lieferant seinen Beschäftigten nicht das ihnen zustehende Gehalt zahlt und durch eine tolerierte 80-Stunden-Woche gegen das Arbeitsrecht verstößt. Einige Beschäftigte des Lieferanten erhalten zudem ein Gehalt unterhalb des Mindestlohns.

Informiere Deinen Vorgesetzten und das Hinweisgebersystem über den Hinweis auf mögliche Menschenrechtsverletzungen. Unser Unternehmen wird die Vorwürfe näher prüfen und erforderliche Maßnahmen einleiten. Dies schließt gegebenenfalls die Beendigung der Geschäftsbeziehung mit dem betreffenden Lieferanten ein.

Wir führen auf Basis unserer Werte

Unternehmensgrundsatz

Wir leben unsere Unternehmenswerte, Prinzipien und Regeln, übernehmen Verantwortung für persönliches wie unternehmerisches Wachstum und handeln als Vorbilder. Mit unseren Aufgaben, Rollen und Befugnissen gehen wir angemessen, fair und verantwortungsvoll um. Das gilt auch für persönliche Beziehungen am Arbeitsplatz, insbesondere sofern bestehende dienstliche oder hierarchische Abhängigkeiten ausgenutzt werden können. Dabei entscheiden wir stets umsichtig, integer und transparent im Sinne des Unternehmens und seiner Beschäftigten, Geschäftspartner und Anteilseigner. Mit werteorientierter Führung stärken wir Vertrauen und gestalten Veränderungen im Unternehmen.

Mein Beitrag

Meine Vorbildfunktion nach innen und außen mache ich mir bewusst. Mein Verhalten und Handeln ist stets verantwortungsvoll und integer und beruht auf diesem Code of Conduct, unseren Unternehmenswerten, Prinzipien und Regeln. Ich fördere ein vertrauensvolles, aufrichtiges und faires Miteinander und bin offen für unterschiedliche Meinungen.

Beispiel

Um ein Projekt in der vorgesehenen Frist zu erreichen, möchte Dein Team einen Prozessschritt auslassen. Er sei ohnehin überflüssig. Du machst deutlich, dass auch unter Druck die geltenden Regelungen eingehalten werden müssen. Gemeinsam sucht ihr eine Lösung, die den Vorgaben und unseren Werten entspricht. Du setzt Dich dafür ein, den Prozess mit allen Prozessbeteiligten zu überarbeiten und wo es möglich ist, zu verschlanken. Dafür kannst Du als Führungskraft und Teammitglied einstehen.

Wir leben Vielfalt

Unternehmensgrundsatz

Vielfalt, Chancengerechtigkeit und gleichberechtigte Teilhabe sind wichtige Grundsätze für ein faires, diskriminierungsfreies und wertschätzendes Miteinander. Wir stehen für einen partnerschaftlichen Umgang, für Toleranz und respektieren einander. Wir fördern die Vielfalt in der Belegschaft und setzen uns für ein inklusives Arbeitsumfeld ein.

Wir bieten gleiche Chancen für alle und lehnen jegliche Form der Diskriminierung ab. Dies gilt insbesondere für Benachteiligung aufgrund von ethnischer oder sozialer Herkunft, Hautfarbe, Geschlecht, Nationalität, Sprache, Religion, Weltanschauung, Alter, körperlicher oder geistiger Einschränkungen, Genderidentität, sexueller Orientierung, politischer Einstellung oder sonstiger, gesetzlich geschützter Merkmale. Wir leben Vielfalt, setzen uns aktiv für Inklusion ein und schaffen ein Umfeld, das alle Beschäftigten einbezieht und zugleich die Individualität jedes Einzelnen im Unternehmensinteresse fördert.

Die Auswahl, Einstellung und Förderung unserer Mitarbeitenden erfolgt auf der Grundlage ihrer Qualifikation und ihrer Fähigkeiten.

Mein Beitrag

Ich beachte die Grundsätze von Vielfalt, Chancengerechtigkeit und gleichberechtigter Teilhabe und halte die Menschen in meiner Umgebung zu ebensolchem Verhalten an.

Wenn ich Verstöße gegen die Prinzipien von Chancengleichheit und Gleichbehandlung beobachte, zum Beispiel durch Benachteiligung, Belästigung und Mobbing, weise ich die betreffenden Personen auf ihr Fehlverhalten hin. Sollte ich keinen direkten Einfluss auf das Geschehen nehmen können, melde ich den Vorfall umgehend der Personalabteilung oder wende mich an die im Kapitel „Unterstützung“ genannten Kontakte.

Beispiel

In Deinem Arbeitsumfeld wird abwertend über Menschen aufgrund deren Nationalität, Geschlecht, sexueller Orientierung oder Hautfarbe gesprochen. Sprich dieses diskriminierende Verhalten direkt an oder wende Dich umgehend an eine der im Kapitel „Unterstützung“ genannten Kontaktstellen.

Wir sprechen an, was nicht in Ordnung ist

Unternehmengrundsatz

Wir wollen aus Fehlern lernen und uns stetig verbessern. Sobald sich etwas für uns nicht richtig anfühlt oder wir Missstände bemerken, sprechen wir dies offen an, auch wenn es unbequem ist. Dafür fördern wir Integrität im Arbeitsalltag und suchen aktiv den Austausch in unseren Teams und mit unseren Vorgesetzten. Bei Fragen und Problemen suchen wir uns Rat und Unterstützung. Alle, die zu dieser Kultur beitragen, schützen wir.

Dass wir externe und interne Regelungen jederzeit einhalten, ist für uns selbstverständlich. Fehlverhalten tolerieren wir nicht. Für uns steht fest: Wegschauen ist nie der richtige Weg. Auf Fehlverhalten und Verstöße gegen unsere Regeln reagieren wir deshalb umgehend und angemessen.

Führungskräfte haben jederzeit eine wichtige Vorbildfunktion für Verhalten im Einklang mit unseren Regelungen. Indem sie Mitarbeitende bei der Einhaltung der Regeln unterstützen, eine offene Fehlerkultur fördern und Regelverstößen nachgehen, erfüllen sie diese.

Mein Beitrag

Bei Fragen, Unsicherheiten oder dem begründeten Verdacht auf Verstöße gegen interne und externe Vorschriften spreche ich zunächst mit meiner Führungskraft oder hole mir Rat bei den zuständigen Stellen. Dabei stehen mir der Personalbereich sowie die Arbeitnehmervertretung und die Compliance-Organisationen unterstützend zur Seite. Darüber hinaus kann ich begründete Hinweise auf Schwere Regelverstöße über das Hinweisgebersystem melden. Als Mitglied des Management-Kreises bin ich verpflichtet, diese zu melden.

Beispiel

Nach der Abgabefrist einer Entscheidungsvorlage für ein Gremium stellst Du fest, dass Deinem Team und Dir ein Fehler unterlaufen ist. Du weißt, dass mit diesen Daten keine richtige Entscheidung getroffen werden kann.

Informiere umgehend Deine Führungskraft und die für das Gremium zuständigen Stellen. Gemeinsam findet Ihr einen Weg, die Unterlage zu berichtigen. Darüber hinaus besprichst Du mit Deinem Team, wie solche Fehler in Zukunft vermieden werden können.

Wir arbeiten partnerschaftlich zusammen – konstruktiv, kooperativ und fair

Wir erkennen das Grundrecht aller Mitarbeitenden an, Gewerkschaften und Arbeitnehmervertretungen zu bilden.

Wir bekennen uns dazu, mit der Arbeitnehmervertretung offen und vertrauensvoll zusammenzuarbeiten, einen konstruktiven und kooperativen Dialog zu führen und einen fairen Ausgleich der Interessen anzustreben. Ein professioneller Umgang mit der Arbeitnehmervertretung ist Bestandteil unserer Unternehmenskultur.

Die Zukunftssicherung von Volkswagen und der Beschäftigten erfolgt im Geiste der kooperativen Konfliktbewältigung und der sozialen Verpflichtung auf der Grundlage und mit dem Ziel der wirtschaftlichen und technologischen Wettbewerbsfähigkeit. Wirtschaftlichkeit und Beschäftigungssicherung sind gleichrangige und gemeinsame Ziele.

Wir achten und fördern Sicherheit und Gesundheit

Unternehmensgrundsatz

Wir nehmen unsere Verantwortung für die Sicherheit und Gesundheit unserer Beschäftigten sehr ernst. Wir gewährleisten Arbeitsund Gesundheitsschutz im Rahmen der jeweils gültigen nationalen Bestimmungen sowie auf der Basis der Gesundheits- und Arbeitsschutzpolitik des Unternehmens.

Arbeits- und Gesundheitsschutz aller Beschäftigten ist ein grundlegender Wert, um das Unternehmen nachhaltig und als Arbeitgeber attraktiv aufzustellen. Alle Arbeitsunfälle und arbeitsbedingten Erkrankungen sind grundsätzlich vermeidbar. Dabei ist es unser Anspruch, den Schutz und die Förderung der physischen und psychischen Gesundheit zu gewährleisten. Dies erfordert die Zusammenarbeit und Beteiligung aller.

Mein Beitrag

Ich halte mich an die Vorschriften und Anweisungen zum Arbeits- und Gesundheitsschutz. Ich gefährde weder meine eigene Gesundheit und Sicherheit noch die meines Teams oder Dritter. Ich unterstütze sie, schaue nicht weg und nehme Hilfe an. Im Rahmen meiner Befugnisse ergreife ich alle angemessenen und gesetzlich vorgeschriebenen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass mein Arbeitsplatz immer ein sicheres Arbeiten ermöglicht. Ich weise auf unsichere Handlungen oder Zustände hin. Durch freiwillige Inanspruchnahme von Gesundheitsförderungsmaßnahmen erhalte und stärke ich meine Gesundheit. Unterweisungen und Qualifizierungen nehme ich wahr und richte mein tägliches Handeln daran aus.

Beispiel

Du stellst fest, dass ein elektrisches Gerät in Deiner Abteilung offensichtlich einen Defekt hat.

Nimm das Gerät nicht in Betrieb und benachrichtige die zuständige Führungskraft, um weitere Maßnahmen abzustimmen. Es ist nicht gestattet und kann gefährlich sein, elektrische Geräte selbst zu reparieren.

Wir bewahren unser Vermögen – ob sichtbar oder unsichtbar

Unternehmensgrundsatz

Wir achten das materielle und immaterielle Vermögen des Unternehmens und verwenden es nicht für betriebsfremde Zwecke, sondern ausschließlich zur Erreichung der Geschäftsziele des Unternehmens. Ausnahmen sind möglich, sofern interne Richtlinien oder Regelungen eine private Nutzung zulassen.

Mein Beitrag

Ich halte mich an die betrieblichen Regularien und gehe mit Betriebsvermögen schonend und sorgfältig um.

Beispiel

Auf Deinem Dienstcomputer ist hochpreisige Software installiert. Ein Freund bittet Dich deshalb, ihm den Rechner auszuleihen, um eines dieser Programme für private Zwecke nutzen zu dürfen. Du lehnst ab, denn Du weißt, dass Du Unternehmenseigentum und Unternehmens-IT Dritten nicht zugänglich machen darfst.

Wir schützen Informationen und geistiges Eigentum

Unternehmensgrundsatz

Wir sind uns des Wertes von unternehmenseigenem Know-how bewusst und schützen dieses sehr sorgfältig. Das geistige Eigentum von Konkurrenten, Geschäftspartnern und sonstigen Dritten erkennen wir an.

Mein Beitrag

Ich gehe mit allen Informationen des Unternehmens sorgfältig um und gebe diese nicht unbefugt weiter. Insbesondere achte ich dabei auf Informationen, die technisches Know-how, Patente, Betriebsund Geschäftsgeheimnisse betreffen.

Beispiel

Du bist an der Entwicklung einer innovativen Technologie beteiligt. Du sollst Deine Entwicklung an verschiedenen Unternehmensstandorten vorstellen und willst zu Präsentationszwecken Deinen Laptop mitnehmen, auf dem die entsprechenden Unterlagen gespeichert sind. Du beabsichtigst, diese Unterlagen auf dem Weg zu den einzelnen Standorten im Flugzeug oder in der Bahn noch einmal durchzugehen.

Du musst dabei sicherstellen, dass niemand von sensiblen Informationen, die dem Konzern gehören, Kenntnis erlangt. Andernfalls kann dies zu schweren Wettbewerbsnachteilen führen. Rufe derartige Informationen nicht an Orten ab, an denen Dritte auf diese Informationen zugreifen oder sie zur Kenntnis nehmen können.

Wir treffen sachliche Entscheidungen und vermeiden so Interessenkonflikte

Unternehmensgrundsatz

Wir handeln integer. Es ist uns daher besonders wichtig, dass wir es bei unserer dienstlichen Tätigkeit vermeiden, potenzielle Interessenkonflikte zu schaffen und mögliche Konflikte, mit denen wir konfrontiert sind oder die wir beobachten, erkennen und offen legen.

Ein potenzieller Interessenkonflikt liegt bereits vor, wenn persönliche oder eigene finanzielle Interessen der Beschäftigten ihre dienstlichen Entscheidungen beeinflussen oder beeinflussen können.

Interessenkonflikte können unmittelbar durch Beschäftigte selbst oder auch durch ihnen nahestehende Personen entstehen, insbesondere durch Beteiligungen an Unternehmen, der Ausübung von Nebentätigkeiten, im Zusammenhang mit Mitgliedschaften oder im Rahmen der persönlichen wirtschaftlichen Verhältnisse. Relevant können in diesem Zusammenhang jedoch auch Geschäftsverbindungen zu Dritten sein, so beispielsweise zu anderen Unternehmen des Konzerns oder zu Zulieferunternehmen.

Mein Beitrag

Erkenne beziehungsweise vermute ich bei mir einen potenziellen Interessenkonflikt, so werde ich diesen umgehend bei meiner Führungskraft und dem zuständigen Personalwesen und Compliance offenlegen. Gemeinsam suchen wir eine Lösung, die die Interessen des Unternehmens wahrt.

Beispiel

Dein Chef bittet Dich, die Angebote mehrerer Lieferanten für Kunststoffteile zu prüfen und eine Vorauswahl zu treffen. Dabei stellst Du fest, dass eines der günstigsten Angebote von der Firma eines guten Freundes stammt.

Informiere Deine Führungskraft, dass bei Dir eine persönliche Verbundenheit besteht, die eine mögliche Befangenheit mit sich bringt. Ziehe Dich aus dem Entscheidungsprozess zurück, um jeden Anschein eines Interessenkonfliktes zu vermeiden.

Wir prüfen alle Zuwendungen sorgfältig

Unternehmensgrundsatz

Wir überzeugen durch unsere Produkte und Services. Zuwendungen in Form von Geschenken und Einladungen sind nur in angemessenem Rahmen zulässig.

Mit internen Richtlinien zum Umgang mit Geschenken, Einladungen und Geschäftsessen regeln wir, welche Zuwendungen angemessen und welche Prüfungsschritte bei deren Annahme und Gewährung zu beachten sind.

Mein Beitrag

Mit den Richtlinien zum Umgang mit Geschenken, Einladungen und Geschäftsessen mache ich mich vertraut und halte sie strikt ein.

Ich überprüfe, ob mein Verhalten angemessen ist und ob es mich in meinen geschäftlichen Entscheidungen beeinflussen könnte.

Beispiel

Du bist im Einkauf tätig. Dich erreicht von einem Lieferanten eine Einladung zu einer mehrtägigen Sportveranstaltung. Zurzeit läuft eine Ausschreibung, an der auch dieser Lieferant teilnimmt.

Einladungen und Geschenke von Lieferanten an Beschäftigte des Einkaufs sind immer sehr kritisch zu hinterfragen. Insbesondere während einer Ausschreibung ist die Annahme von Zuwendungen von Beteiligten unzulässig, da hierdurch der Anschein einer Einflussnahme entstehen könnte. Bei Fragen wende Dich an Deine Führungskraft oder die zuständige Compliance Abteilung.

Wir bestechen nicht und lassen uns nicht bestechen

Unternehmensgrundsatz

Korruption ist weltweit verboten. Korruption bedeutet, dass jemand seine berufliche Stellung dazu missbraucht, um sich oder einem Dritten einen Vorteil zu verschaffen und dabei andere schädigt.

Zuwendungen wie Einladungen und Geschenke, vor allem im Umgang mit Amts- und Mandatsträgern, können Anhaltspunkte für Korruption sein. Im Geschäftsverkehr sollten sie daher die Ausnahmen sein. Zuwendungen dürfen nur innerhalb der internen Richtlinien und geltenden Gesetze gewährt oder angenommen werden.

Mein Beitrag

Ich besteche nicht, lasse mich nicht bestechen und vermeide schon den Anschein einer unzulässigen Einflussnahme. Ich informiere mich über die internen Regelungen, bevor ich Geschenke mache beziehungsweise entgegennehme oder Einladungen ausspreche beziehungsweise annehme. Wenn ich Hinweise auf Korruption erhalte, melde ich sie unverzüglich einem der im Kapitel „Unterstützung“ genannten Kontakte.

Beispiel

Du besuchst einen Zulieferer, um Bauteile für die lokale Produktion zu prüfen. Im Rahmen Deines Besuches verdichten sich Hinweise darauf, dass die Bauteile erhebliche Mängel aufweisen. Die zuständige Kontaktperson beim Lieferanten bietet Dir eine Zahlung an, um die Mängel zu übersehen und Dich zur Abnahme der fehlerhaften Bauteile zu bewegen.

Nimm die Zahlung auf keinen Fall an. Kontaktiere umgehend deine Führungskraft oder die zuständige Compliance Abteilung. Bereits der Versuch einer Bestechung wird nicht toleriert.

Wir geben Insiderwissen nicht weiter

Unternehmensgrundsatz

Wir behandeln börsenkursrelevante Insiderinformationen in Übereinstimmung mit den kapitalmarktrechtlichen Bestimmungen und tolerieren keine Insidergeschäfte.

Insiderinformationen sind präzise Informationen über nicht öffentlich bekannte Umstände, die geeignet wären, bei Bekanntwerden den Börsenkurs des betroffenen Finanzinstruments, zum Beispiel der Unternehmensaktie, erheblich zu beeinflussen. Kenntnisse über insiderrelevante Vorhaben und Vorgänge dürfen wir nur intern unter den jeweils geltenden innerbetrieblichen Regelungen nutzen und nicht an Außenstehende, einschließlich Familienmitglieder, beispielsweise den Ehepartner, weitergeben.

Mein Beitrag

Ich werde weder Insidergeschäfte tätigen noch eine entsprechende Empfehlung an Dritte aussprechen beziehungsweise Dritte dazu verleiten. Darüber hinaus werde ich keine Insiderinformationen offenlegen, es sei denn, das erfolgt im Zuge der normalen Ausübung meiner Beschäftigung unter Beachtung der jeweils geltenden innerbetrieblichen Regelungen. Mit den entsprechenden innerbetrieblichen Regelungen werde ich mich vertraut machen.

Wenn ich Zugang zu Insiderinformationen habe, erwerbe und veräußere ich keine Finanzinstrumente unter Nutzung von Insiderinformationen. Das betrifft den Handel nicht nur mit Aktien börsennotierter Unternehmen des Konzerns oder entsprechenden Derivaten, sondern grundsätzlich jedem Finanzinstrument, also zum Beispiel auch jene von Lieferanten.

Beispiel

Du hast durch Deine berufliche Tätigkeit erfahren, dass demnächst der Zukauf eines großen und weltweit bekannten Unternehmens bekannt gegeben wird. Du wurdest im Rahmen Deiner Tätigkeit belehrt, dass bei Bekanntgabe dieser Transaktion der Kurs der Unternehmensaktie erheblich steigen wird. Du weißt, dass ein guter Freund derzeit überlegt, Aktien unseres Unternehmens zu verkaufen und überlegst, Deinen Freund darauf hinzuweisen, dass er mit einem Verkauf seiner Aktien noch warten sollte.

Gib Deinem Freund keinesfalls einen Hinweis. Da es sich bei den Dir bekannten, nicht öffentlich bekannten Informationen um Insiderwissen handelt, darfst Du dieses Wissen unter keinen Umständen mit anderen Personen teilen. Mit der unmittelbaren oder mittelbaren Weitergabe dieses Wissens würdest Du Dich strafbar machen.

Wir machen uns für saubere Geschäfte stark

Unternehmensgrundsatz

Geldwäsche liegt vor, wenn unmittelbar oder mittelbar aus Straftaten stammende Gelder oder andere Vermögensgegenstände in den legalen Wirtschaftskreislauf gebracht werden und so deren Herkunft verschleiert wird. Terrorismusfinanzierung liegt vor, wenn Gelder oder sonstige Mittel für terroristische Straftaten oder zur Unterstützung terroristischer Vereinigungen bereitgestellt werden. Eine Haftung setzt keine Kenntnis der Beteiligten davon voraus, dass durch das entsprechende Handeln Geld gewaschen wird. Schon ein unbeabsichtigtes Mitwirken an Geldwäsche kann für Beteiligte strafbar sein.

Wir prüfen sorgfältig die Identität von Kunden, Geschäftspartnern und anderen Dritten, mit denen wir Geschäfte machen wollen. Es ist unser erklärtes Ziel, nur Geschäftsbeziehungen mit seriösen Partnern zu unterhalten, deren Geschäftstätigkeit in Einklang mit den gesetzlichen Vorschriften steht und deren Betriebsmittel legitimen Ursprungs sind.

Eingehende Zahlungen ordnen wir unverzüglich den korrespondierenden Leistungen zu und buchen sie. Wir sorgen für transparente und offene Zahlungsströme.

Mein Beitrag

Ich ergreife keinerlei Maßnahmen, die gegen in- oder ausländische Geldwäschevorschriften verstoßen können. Ich bin aufmerksam und gehe verdächtigem Verhalten von Kunden, Geschäftspartnern und anderen Dritten umgehend nach. Liegen Hinweise vor, die einen solchen Verdacht begründen können, wende ich mich umgehend an den zuständigen Ansprechpartner für Geldwäscheprävention.

Ich halte in meinem Verantwortungsbereich alle anwendbaren Vorschriften zur Aufzeichnung und Buchführung bei Transaktionen und Verträgen ein.

Beispiel

Ein Kunde oder Geschäftspartner hat einen zu hohen Betrag gezahlt und bittet darum, die Rückzahlung nicht per Banküberweisung auf sein ursprüngliches Geschäftskonto, sondern durch Überweisung auf ein ausländisches Konto oder per Barzahlung vorzunehmen. Eine solche Bitte ist erklärungsbedürftig.

Gehe nicht ohne weiteres auf den Vorschlag ein, sondern frage den Kunden, warum die Rückzahlung nicht auf dem gleichen Wege erfolgen kann wie die Ursprungszahlung. Hole Dir Rat bei dem zuständigen Ansprechpartner für Geldwäscheprävention ein.

Wir bekennen uns zum fairen und freien Wettbewerb

Unternehmensgrundsatz

Der faire und freie Wettbewerb wird durch die weltweit geltenden kartellrechtlichen Vorgaben geschützt. Die Einhaltung dieser Bestimmungen gewährleistet, dass es auf den jeweiligen Märkten nicht zu unzulässigen Wettbewerbsverzerrungen kommt – zum Wohle aller Marktteilnehmenden.

Verboten sind insbesondere Vereinbarungen und abgestimmte Verhaltensweisen zwischen Wettbewerbern, die eine Verhinderung oder Einschränkung des freien Wettbewerbs bezwecken oder bewirken. Dazu zählen insbesondere der Austausch von Preisen und Preisbestandteilen, Konditionen, die Aufteilung von Kunden und Gebieten und die Einschränkung von Innovationen. Zudem ist der Austausch wettbewerblich sensitiver Informationen unzulässig. Ebenso ist der Missbrauch einer marktbeherrschenden Stellung untersagt. Im Rahmen von Kooperationen und Transaktionen ist darüber hinaus die ordnungsgemäße Durchführung der fusionskontrollrechtlichen Verfahren erforderlich.

Wettbewerbswidriges Verhalten kann nicht nur den guten Ruf des Unternehmens erheblich schädigen, sondern auch empfindliche Bußgelder, Strafen und Schadensersatzzahlungen nach sich ziehen.

Wir betreiben Geschäfte ausschließlich nach dem Leistungsprinzip und auf der Grundlage der Marktwirtschaft sowie des freien, ungehinderten Wettbewerbs. Wir messen uns gern mit unseren Wettbewerbern und halten uns dabei immer an Recht und Gesetz und an ethische Grundsätze.

Wir treffen keine wettbewerbswidrigen Absprachen mit Wettbewerbern, Lieferanten oder Kunden. Soweit unser Unternehmen eine marktbeherrschende Stellung innehat, missbrauchen wir sie nicht.

Im Umgang mit unseren autorisierten Vertriebspartnern halten wir die spezifischen kartellrechtlichen Rahmenbedingungen für Vertriebssysteme ein.

Mein Beitrag

Ich achte bei jeglichem Kontakt mit Wettbewerbern darauf, dass keine sensitiven Informationen entgegengenommen oder gegeben werden, die Rückschlüsse auf das gegenwärtige oder zukünftige geschäftliche Verhalten zulassen.

In Gesprächen oder bei sonstigem Kontakt mit Wettbewerbern vermeide ich Themen, die für den Wettbewerb untereinander von Bedeutung sein könnten.

Beispiel

Auf einem Fachkongress triffst Du Mitarbeitende von Wettbewerbern. Du tauschst Dich fachlich mit ihnen aus.

Achte stets darauf, keine Geschäftsgeheimnisse preiszugeben. Insbesondere keine Informationen über Inhalte, die Einfluss auf den freien und fairen Wettbewerb haben können. Dazu gehört zum Beispiel das Einpreisen von Produkten und Services, Gehälter oder strategische Inhalte.

Wir prüfen sorgfältig, mit wem wir Geschäfte machen

Unternehmensgrundsatz

Wir wählen Liefer-, Dienstleistungs- und Partnerunternehmen nach sachlichen Kriterien sorgfältig aus und nutzen den Wettbewerb. Wir arbeiten mit Geschäftspartnern nur in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Rahmenbedingungen und den internen Richtlinien und Grundsätzen zusammen.

Wir prüfen die Integrität potenzieller Geschäftspartner vor der Aufnahme der Geschäftsbeziehung sorgfältig in Übereinstimmung mit den in den Richtlinien vorgesehenen Prozessen und Ansprechpartnern.

Beim Einkauf sowie beim Vertrieb von Produkten und Dienstleistungen binden wir im Prozess die zuständigen Abteilungen rechtzeitig entsprechend der einschlägigen Grundsätze ein.

Mein Beitrag

Ich versichere mich, dass die Integrität potenzieller Geschäftspartner vor Aufnahme der Geschäftsbeziehung überprüft und die in den Richtlinien festgelegten Prozesse und Ansprechpartner berücksichtigt wurden. Ich bevorzuge nicht einseitig ohne sachlichen Grund ein Liefer-, Dienstleistungs- und Partnerunternehmen und fördere den Wettbewerb. Ich kaufe keine Produkte oder Dienstleistungen ein, ohne mich vorab über den Markt und alternative Anbieter informiert zu haben. Dabei beachte ich die anwendbaren Beschaffungsgrundsätze und schalte frühzeitig vor der geplanten Lieferung und Leistungserbringung die zuständige Einkaufsabteilung gemäß den gültigen Einkaufsprozessen ein.

Ich sorge dafür, dass Vergütungen nur für tatsächlich erbrachte Leistung gezahlt werden und die Vergütungen in einem angemessenen Verhältnis zu der erbrachten Leistung stehen. Auch bei der Beauftragung von Konzerngesellschaften beachte ich die entsprechenden Vorgaben.

Beispiel

Du wirst darauf aufmerksam, dass ein Liefer-, Dienstleistungs- oder Partnerunternehmen beauftragt werden soll, ohne die zuständige Einkaufsabteilung einzubinden. Wende Dich an die zuständige Einkaufsabteilung oder an die in Kapitel „Unterstützung“ genannten Ansprechpartner, damit sichergestellt wird, dass das für den Konzern wirtschaftlichste Angebot zum Zuge kommt.

Wir stehen für korrekte Finanzbuchhaltung und Berichterstattung

Unternehmensgrundsatz

Wir halten die gesetzlichen Rahmenbedingungen für ordnungsgemäße Buchführung und Finanzberichterstattung strikt ein. Transparenz und Korrektheit sind für uns oberstes Gebot, da Unregelmäßigkeiten möglicherweise schwerwiegende Konsequenzen für das Unternehmen und auch für die verantwortlichen Personen haben können. In diesem Sinne informieren wir regelmäßig alle Kapitalmarktteilnehmenden über die aktuelle finanzielle Lage sowie den Geschäftsverlauf. Wir veröffentlichen termingerecht unsere Periodenabschlüsse, die konform zu nationalen und internationalen Rechnungslegungsvorschriften erstellt werden.

Mein Beitrag

Ich organisiere die Prozesse so, dass alle geschäftlichen Finanzdaten korrekt und rechtzeitig in der Buchhaltung erfasst werden können. Bei Fragen zur korrekten Erfassung der Daten wende ich mich an meinen Vorgesetzten oder an die zuständige Finanzabteilung.

Beispiel

Du benötigst dringend ein neues Arbeitsmittel. Das Budget in Deiner Abteilung ist für das laufende Geschäftsjahr allerdings bereits ausgeschöpft. Du überlegst, das Gerät dennoch anzuschaffen und die Kosten im nächsten Geschäftsjahr zu verbuchen, wenn das Budget wieder aufgefüllt ist.

Bitte unterlasse ein solches Vorgehen. Buchungen müssen stets verursachungsgerecht erfolgen. Nicht sachgerechte Buchungen können schwerwiegende Folgen für das Unternehmen und den einzelnen Mitarbeitenden haben.

Wir achten auf die Einhaltung aller Vorschriften im grenzüberschreitenden Wirtschaftsverkehr

Unternehmensgrundsatz

Wir sind uns unserer gesellschaftlichen Verantwortung bei der Erfüllung der exportkontroll- und sanktionsrechtlichen Pflichten bewusst und bekennen uns ausdrücklich zur Einhaltung der einschlägigen Rechtsvorschriften.

So können grenzüberschreitende Geschäftsvorgänge und Transaktionen hinsichtlich der beteiligten Geschäftspartner, Güter, Länder, Finanzmittel oder Verwendungszwecken exportkontrollrechtlichen Verboten, Beschränkungen, Genehmigungsvorbehalten oder sonstigen Überwachungsmaßnahmen unterliegen. Davon sind neben Gütern und Waren auch Technologien und Software betroffen. Zudem sind hiervon vorübergehende Ausfuhren ebenso wie technische Übertragungen, beispielsweise per E-Mail oder Cloud, erfasst. Weiterhin können bestimmte Einfuhren exportkontrollrechtlichen Bestimmungen unterliegen.

Wir stellen die Einhaltung der anwendbaren exportkontrollrechtlichen Vorschriften und einschlägigen unternehmensinternen Vorgaben sicher.

Mein Beitrag

Ich mache mich regelmäßig mit den unternehmensinternen Informationen und Vorgaben zur Exportkontrolle vertraut. Auf dieser Basis prüfe ich bei meiner täglichen Arbeit eigenverantwortlich, ob diese exportkontrollrechtlichen Vorschriften unterliegen.

Sofern ich Hinweise auf Verletzungen von Exportkontrollvorschriften in meinem beruflichen Umfeld erkenne, ergreife ich umgehend alle Möglichkeiten, diese Verletzungen zu verhindern beziehungsweise abzustellen. In Zweifelsfällen hole ich bei meinem zuständigen Exportkontrollansprechpartner Rat ein.

Beispiel

Du beauftragst ein langjähriges Partnerunternehmen mit der Entwicklung einer Softwarekomponente. Um dem Kostendruck zu begegnen, schlägt der Partner vor, Teile der Entwicklung an eine Tochtergesellschaft außerhalb der EU zu vergeben. Die Tochtergesellschaft ist in einem Land ansässig, welches auf der von der Konzernfunktion Exportkontrolle definierten Länderliste A steht.

Möglicherweise gibt es Embargovorschriften, die bestimmte Aktivitäten in dem Land verbieten. Setze Dich mit der zuständigen Exportkontrollfunktion in Verbindung, um die nächsten Schritte abzustimmen.

Wir kommunizieren klar und respektvoll

Unternehmensgrundsatz

Um das Vertrauen von Kunden, Kapitalgebern und anderen Stakeholdern zu erhalten, achten wir auf eine einheitliche und klare Kommunikation. Vor Zusage und Durchführung geplanter Kommunikationsund Marketingmaßnahmen stimmen wir diese mit der zuständigen Fachabteilung ab. Achtsamkeit und respektvoller Umgang im Miteinander ist für uns eine verpflichtende Selbstverständlichkeit.

Mein Beitrag

Ich gebe für mein Unternehmen keine Stellungnahmen in der Öffentlichkeit ab und verweise bei Anfragen stets an die Kommunikationsabteilung. Äußere ich mich auf öffentlichen, fachlichen oder kulturellen Veranstaltungen und im Internet, mache ich deutlich, dass es sich nur um meine persönliche Meinung handelt. Über das richtige Verhalten in sozialen Netzwerken informiere ich mich in den Social Media Guidelines des Unternehmens.

Beispiel

Du siehst im Internet einen Kommentar, in dem jemand die Produktionsmethoden in Asien kritisiert, und weißt, dass die Angaben völlig aus der Luft gegriffen sind. Auch wenn es Dich drängt, die Falschdarstellung umgehend zu korrigieren, kontaktiere die Fachabteilung, da diese umfassend und angemessen auf diesen Kommentar reagieren kann.

Wir vertreten unsere Unternehmenspositionen verantwortungsvoll und nachvollziehbar

Unternehmensgrundsatz

Als Teil der Gesellschaft können wir im Rahmen der politischen Interessenvertretung, dem Lobbying, die Positionen des Unternehmens gezielt in Entscheidungsprozesse, zum Beispiel bei Gesetzgebungsvorhaben, einbringen. Lobbying betreiben wir zentral und entsprechend den Grundsätzen der Offenheit, Nachvollziehbarkeit und Verantwortlichkeit. Die Neutralität im Umgang mit politischen Parteien und Interessengruppen ist für uns selbstverständlich. Unlautere Einflussnahme auf Politik und Gesetzgebung ist nicht erlaubt.

Mein Beitrag

Ich versuche nicht im Namen des Unternehmens Einfluss auf politische Entscheidungen zu nehmen, wenn ich hierzu nicht ermächtigt wurde. Wenn ich dazu ermächtigt wurde, halte ich mich bei der Erfüllung meiner Aufgaben an die entsprechenden internen Leitlinien.

Beispiel

Dein Verwandter ist Mitarbeitender im Verkehrsministerium und bittet Dich um Deine Meinung zu einem Gesetzesentwurf, welcher Auswirkungen auf die Automobilindustrie hat. Ebenso bittet er Dich um die Haltung des Konzerns zu diesem Gesetz.

Äußere Dich nicht dazu. Politische Lobbyarbeit im Unternehmen wird ausschließlich zentral koordiniert, offen und transparent durchgeführt. Der autorisierte Ansprechpartner für solche Lobbying-Aktivitäten ist die Abteilung Außenbeziehungen.

Wir sind aufmerksam beim Umgang mit Amts- und Mandatsträgern

Unternehmensgrundsatz

Im Umgang mit Amts- und Mandatsträgern besteht aufgrund der nationalen und internationalen Gesetzgebung ein erhöhtes Korruptionsrisiko. Unsere internen Zuwendungsrichtlinien greifen dies auf. Insbesondere leisten wir keine Erleichterungs- und Beschleunigungszahlungen, also Zahlungen an Amtsträger, um routinemäßige Amtshandlungen voranzutreiben.

Mein Beitrag

Ich bin mir bewusst, dass im Umgang mit Amts- und Mandatsträgern ein erhöhtes Korruptionsrisiko besteht und informiere mich über die geltenden Sonderregelungen. Ich binde meine Compliance Abteilung verpflichtend ein.

Beispiel

Im Rahmen einer ganztägigen Veranstaltung wird neben anderen Gästen ein Universitätsprofessor für einen Fachvortrag eingeladen. Du überlegst, was Du hierbei beachten musst. Unter anderem möchte Dein Fachbereich die Gäste zum Mittagessen einladen. Da bei Zuwendungen an Amts- und Mandatsträger – hierzu gehören auch Lehrende an staatlichen Universitäten – besonders strikte Regeln gelten, binde vorab Deine zuständige Compliance Abteilung ein.

Wir engagieren uns vielfältig

Unternehmensgrundsatz

Wir vergeben Spenden, das heißt Zuwendungen auf freiwilliger Basis ohne Gegenleistung, und Sponsorengelder, das heißt Zuwendungen auf Basis einer vertraglich vereinbarten Gegenleistung, für gesellschaftliche Zwecke mit dem Ziel, unser Ansehen und unsere Wahrnehmung in der Öffentlichkeit positiv zu prägen. Zur Vermeidung von Interessenkonflikten und zur Gewährleistung eines einheitlichen Verhaltens innerhalb des Unternehmens sind Spenden und Sponsoringmaßnahmen nur im Rahmen der jeweiligen Rechtsordnung und in Übereinstimmung mit den aktuellen internen Bestimmungen zulässig.

Spenden und Sponsoringmaßnahmen werden bei uns nur im Rahmen eines transparenten Genehmigungsprozesses gewährt. Wir gewähren Geld- und Sachspenden für wissenschaftliche, gemeinnützige, kulturelle oder religiöse Zwecke. Darüber hinaus werden die Spenden nur an Einrichtungen vergeben, die als gemeinnützig anerkannt oder durch besondere Regelungen zur Spendenannahme befugt sind.

Mein Beitrag

Falls ich ein Sponsoring für unterstützenswert halte, wende ich mich im Vorfeld an die im Unternehmen zuständigen Stellen, zum Beispiel Kommunikation, Außenbeziehungen und Personalwesen.

Die Vergabe von Spenden erfolgt transparent, das heißt, der Zweck, der Spendenempfänger und die finanzielle Abwicklung sind dokumentiert und nachprüfbar. Ich halte die internen Prozesse und Rahmenbedingungen ein und veranlasse keine Spenden, die die Reputation unseres Unternehmens schädigen könnten.

Beispiel

Ein Lokalpolitiker bittet Dich für den Wahlkampf um eine Geldspende durch das Unternehmen. Lehne diese Bitte ab. Spenden dürfen nur nach Durchführung des vorgesehenen Genehmigungsverfahrens gewährt werden. Eine Genehmigung der Spende kann in diesem konkreten Fall nicht erteilt werden, da eine interne Leitlinie Spenden an Parteien, parteinahe Institutionen oder Politiker ausschließt.

Wir beachten Steuer- und Zollvorgaben gewissenhaft

Unternehmensgrundsatz

Als weltweit tätiges Unternehmen sind wir uns unserer gesellschaftlichen Verantwortung bei der Erfüllung der Außenwirtschafts-, Steuer- und Zollpflichten bewusst und bekennen uns zur Einhaltung der nationalen und internationalen Rechtsvorschriften.

Mein Beitrag

Ich gestalte die internen Strukturen und Prozesse so, dass die durch die jeweiligen Konzerngesellschaften zu entrichtenden Steuern und Zölle vollständig, korrekt und termingerecht ermittelt, in der Berichterstattung erfasst und an die zuständigen Finanzbehörden gezahlt werden.

Sofern ich Hinweise auf Verletzungen von Steuer- und Zollvorschriften in meinem beruflichen Umfeld erkenne, ergreife ich alle Möglichkeiten, um diese Verletzungen zu verhindern beziehungsweise abzustellen. Sollte das nicht möglich sein, wende ich mich an die entsprechenden Ansprechpartner im Bereich Steuer- und Zollwesen.

Beispiel

Du bist für die Erfassung bestimmter Geschäftsvorfälle in den handelsrechtlichen Abschlüssen, wie Sachgemeinkosten, zum Beispiel Instandhaltungsaufwendungen, und Herstellungskosten, verantwortlich. Ein Projekt überschreitet zu einem frühen Zeitpunkt bestimmte Controlling- Kennziffern. Du erhältst aus diesem Grund eine Anweisung zur Buchung von Instandhaltungsaufwendungen, obwohl es sich zweifelsfrei um eine Investition und somit um zwingend zu aktivierende Herstellungskosten handelt.

Buche in jedem Fall gemäß den gesetzlichen Vorgaben. Alle Geschäftsvorfälle müssen entsprechend den handelsrechtlichen und steuerlichen Vorschriften im Rechnungswesen erfasst werden, da das Rechnungswesen die Basis für die Steuererklärung darstellt. Fehler im Rechnungswesen können somit zu fehlerhaften Steuererklärungen und schwerwiegenden steuer- und zollrechtlichen Konsequenzen für das Unternehmen und die verantwortlichen Mitarbeitenden führen.

Wir gehen mit Daten sorgfältig um

Unternehmensgrundsatz

Wir legen Wert auf einen verantwortungsvollen, sicheren und transparenten Umgang mit Daten. Personenbezogene Daten erheben, verarbeiten, nutzen und speichern wir nur im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben. Wir schützen die personenbezogenen Daten von Kunden, Mitarbeitenden – auch ehemaligen Mitarbeitenden oder Bewerbenden – und Partnern, zum Beispiel Lieferanten und Entwicklungspartnern.

Mein Beitrag

Ich gehe mit personenbezogenen Daten vertrauensvoll um und handle klar und transparent. Den Datenschutz integriere ich in meine Handlungen und Prozesse und sorge für die Sicherheit aller Daten in meinem Umfeld. Ich trage Verantwortung und achte auf einen sicheren Datenaustausch entlang der gesamten Wertschöpfungskette. In Zweifelsfällen wende ich mich an meine Führungskraft oder an die für Datenschutz zuständige Stelle.

Beispiel

Du planst eine Marktanalyse für das Unternehmen. Dafür sollen persönliche Daten von Kunden erhoben und ausgewertet werden. Später möchte eine andere Abteilung die Daten gerne ebenfalls nutzen.

Geltende Datenschutzgesetze verlangen, dass die Datenerhebung und -verarbeitung nur auf Grundlage einer konkreten Rechtsgrundlage erfolgen darf und betroffene Kunden stets hinreichend zu informieren sind. Zudem dürfen Daten grundsätzlich nur für den Zweck verarbeitet werden, für den sie erhoben worden sind. Bitte kläre mit Deiner Führungskraft beziehungsweise der beratenden Abteilung für Datenschutz, ob es im Vorfeld der Datenerhebung einer Einwilligung der Kunden bedarf, wie die Kunden zu informieren sind und unter welchen Bedingungen eine Nutzung der Daten durch andere Abteilungen möglich ist.

Wir sichern unsere IT-Systeme

Unternehmensgrundsatz

Wir achten auf IT-Sicherheit und halten uns an das geltende Regelwerk für Informationssicherheit. Das Regelwerk bietet Handlungsleitlinien für unterschiedliche Beschäftigungsgruppen und ist für alle Mitarbeitenden relevant.

Mein Beitrag

Ich mache mich mit dem geltenden Regelwerk für Informationssicherheit vertraut und halte mich an die darin gemachten Vorgaben. Als Teil der IT-Sicherheitskette leiste ich aktiv meinen Beitrag, indem ich stets aufmerksam bin und meine Basiskompetenz bezüglich IT-Sicherheit aktuell halte.

Beispiel

Du befindest Dich auf einer Geschäftsreise. Die vom Unternehmen zur Verfügung gestellte SIM-Karte hat keinen Empfang, aber Du musst Deinem Vorgesetzen ein vertrauliches Dokument schicken. Das Café, in dem Du Dich gerade befindest, bietet kostenloses und unverschlüsseltes WLAN an. Sei vorsichtig, wenn Du öffentliche WLANVerbindungen nutzt. Bei ungeschützten Verbindungen besteht die Gefahr von Datenlecks, auch wenn unser Datenverkehr durch VPN, eine private Netzwerkverbindung, geschützt wird.

Wir begeistern weltweit mit unseren Produkten

Unternehmensgrundsatz

Weltweit begeistern unsere Produkte unzählige Menschen. Die Konformität und Sicherheit unserer Produkte hat für uns hohe Priorität. Der Volkswagen Konzern steht in der Verantwortung, die aus dem Umgang mit diesen Produkten resultierenden Risiken für Gesundheit, Sicherheit, Umwelt und Vermögen unserer Kunden oder Dritter so weit wie möglich auszuschließen.

Unsere Produkte sind entsprechend der gesetzlichen Vorgaben gemäß dem Stand der Technik unter Berücksichtigung weiterer bindender Verpflichtungen, zum Beispiel weitergehende Sicherheitsanforderungen aus dem Stand der Wissenschaft, entwickelt. Dies wird durch etablierte Strukturen sowie stabile Prozesse systematisch sichergestellt. Auch nach der Bereitstellung im Markt werden Produkte im Feld kontinuierlich beobachtet, damit bei möglicherweise auftretenden Abweichungen geeignete Maßnahmen rechtzeitig eingeleitet werden können. Hier machen wir keine Kompromisse.

Mein Beitrag

Bei meiner täglichen Arbeit halte ich mich gewissenhaft an die für mich geltenden Vorgaben. Ich setze meine Ziele realistisch. Im Falle von Zielkonflikten, auch unter Zeitund Kostendruck, steht die Konformität unserer Produkte immer an erster Stelle. Deshalb lebe ich unsere definierten Prozesse und verbessere sie kontinuierlich. Prozesslücken identifizieren und schließen wir gemeinsam, um alle bindenden Verpflichtungen zu erfüllen. Ich wende mich an meinen Vorgesetzten oder an die PCMSBeratungsstelle, wenn ich Fragen oder Bedenken zur Produkt Compliance habe.

Beispiel

Ein Kunde meldet einen Absturz des Betriebssystems seines Fahrzeugs. Du bist Dir nicht sicher, ob es sich dabei um einen Fehler des Kunden bei der Bedienung des Fahrzeugs oder um eine Fehlfunktion der Software handelt. Melde den Vorgang unverzüglich und im Einklang mit den geltenden Prozessen den verantwortlichen Mitarbeitenden zur weiteren Sachverhaltsaufklärung.

Wir tragen Verantwortung für Umwelt und Nachhaltigkeit

Unternehmensgrundsatz

Als weltweit tätiges Wirtschaftsunternehmen tragen wir Verantwortung für die Umweltverträglichkeit und Nachhaltigkeit unserer Produkte, Standorte und Services. Der Anspruch unseres Unternehmens ist es, ein globaler Anbieter nachhaltiger Mobilität und ein Vorbild für den Schutz unserer Umwelt zu sein. Wir setzen auf umweltverträgliche, fortschrittliche und effiziente Technologien und implementieren diese über den gesamten Lebenszyklus unserer Produkte. Bereits in der Entwicklung und Produktion achten wir auf einen schonenden Umgang mit den natürlichen Ressourcen, eine fortlaufende Reduktion der Umweltauswirkungen und die Einhaltung der Umweltschutzgesetze und -regeln.

Darüber hinaus bewerten wir die Umweltverträglichkeit der Produkte und Herstellungsverfahren stets aufs Neue und optimieren diese erforderlichenfalls.Wir sind ein verantwortungsvolles Mitglied der Gesellschaft und Partner der Politik. Mit beiden suchen wir den Dialog über zukünftige Mobilitätskonzepte und über die Ausgestaltung einer ökologisch nachhaltigen Entwicklung.

Mein Beitrag

Ich berücksichtige im Rahmen meiner Tätigkeit die Belange des Umweltschutzes und gehe zweckmäßig und sparsam mit Ressourcen und Energie um. Ich stelle sicher, dass meine Aktivitäten einen möglichst geringen negativen Einfluss auf die Umwelt haben und dass sie im Einklang mit den Umweltschutzgesetzen und -regeln stehen.

Beispiel

Dir fällt auf, dass ein Tank in einer Halle undicht ist und größere Mengen Betriebsmittel auf den Boden auslaufen. Andere scheinen das Leck bisher nicht bemerkt zu haben und Du fürchtest, dass die Betriebsstoffe komplett auslaufen werden. Informiere unverzüglich einen der zuständigen Mitarbeitenden und mache auf das Problem aufmerksam. Verlasse Dich nicht darauf, dass jemand anderes das Leck melden wird.

Mit unserem Code of Conduct legen wir die verpflichtende Grundlage für integres und regelkonformes Verhalten im Volkswagen Konzern. Uns allen, als Beschäftigte, obliegt es, seine Grundsätze einzuhalten, um damit Regelverstößen vorzubeugen und so Schäden für das Unternehmen zu vermeiden. Verstößen gegen Gesetze oder interne Regelungen gehen wir umgehend nach. Das kann je nach Schwere des Verstoßes arbeitsrechtliche, zivilrechtliche oder strafrechtliche Folgen für die beteiligten Beschäftigen haben. Nachgewiesenes Fehlverhalten kann sich auf die Vergütung auswirken. Bei Fragen, Unsicherheiten oder dem Verdacht auf Verstöße gegen interne und externe Vorschriften sprechen wir deshalb umgehend mit unseren Vorgesetzten und holen uns Rat bei den zuständigen Stellen. Dabei stehen uns der Personalbereich sowie die Arbeitnehmervertretung unterstützend zur Seite. Zudem können wir uns jederzeit an den Compliance Officer des Unternehmens sowie die Compliance-Beratung wenden:

E-Mail: aleksandar.stojanovic@volkswagenzubehoer.de

Darüber hinaus können wir Hinweise auf Regelverstöße an das Hinweisgebersystem des Volkswagen Konzerns melden. Dies ist unter Angabe des Namens und auch anonym möglich. Uns ist bewusst, dass das Hinweisgebersystem des Volkswagen Konzerns für die Bearbeitung von Hinweisen auf Schwere Regelverstöße zuständig ist.

Ein Schwerer Regelverstoß liegt dann vor, wenn gegen unsere im Code of Conduct niedergelegten ethischen Grundwerte erheblich verstoßen wird. Ebenso sind Gesetzesbeziehungsweise Regelverletzungen, die die Reputation oder finanzielle Interessen des Unternehmens in schwerwiegender Weise beeinträchtigen können, Schwere Regelverstöße. In allen anderen Fällen sollte zunächst Rat bei der eigenen Führungskraft, dem Personalwesen oder der Compliance gesucht werden.

Mitglieder des Managements haben eine besondere Vorbildfunktion. Sie haben Entscheidungen für das Unternehmen zu treffen, ohne dabei Werte und Regelungen außer Acht zu lassen. Dazu gehört es auch, begründete Verdachtsmomente auf das Vorliegen eines Schweren Regelverstoßes unverzüglich zu melden.

Die Ziele des Hinweisgebersystems sind der Schutz unseres Unternehmens, der Hinweisgeber, sowie aller Personen, die dazu beitragen, Fehlverhalten und Regelverstöße zu untersuchen und abzustellen. Sie zu benachteiligen stellt einen Schweren Regelverstoß dar.

Gleichzeitig wahrt das Hinweisgebersystem die Interessen der Betroffenen. Für sie gilt die Unschuldsvermutung, solange ein Verstoß nicht nachgewiesen ist. Das Fundament für die Arbeit des Hinweisgebersystems bilden einheitliche Prozesse sowie eine vertrauliche und professionelle Hinweisbearbeitung. Ein Missbrauch des Hinweisgebersystems wird nicht toleriert und entsprechend geahndet.

An das zentrale Aufklärungs-Office können auch potenzielle Verstöße gegen den Code of Conduct für Geschäftspartner, einschließlich schwerwiegender Risiken und Menschenrechts- und Umweltverletzungen durch direkte und indirekte Lieferanten, gemeldet werden.

We take responsibility for human rights

Corporate principle

Respect for human rights is of paramount importance. We are convinced that sustainable economic activity is only possible by acting ethically and with integrity. Within the framework of our entrepreneurial activities, we are fully committed to our responsibility regarding human rights. The Group Board of Management, the Volkswagen Group European Works Council and the Volkswagen Group Global Works Council have fulfilled this responsibility in the Group’s Declaration on Social Rights, Industrial Relations and Business and Human Rights, known as the Social Charter.

We confirm our commitment to major international agreements and declarations, in particular the International Bill of Human Rights and the core labor standards of the International Labour Organization (ILO). Our entrepreneurial activities follow the UN Guiding Principles on Business and Human Rights (UN Global Compact), which determine the most important cornerstones for our actions.

My contribution

As an employee, I can also make my contribution to respecting human rights. I regard human rights as a fundamental guideline, and I am vigilant against human rights abuse that is happening around me or of which I become aware.

If I have concerns regarding human rights abuse in my professional surroundings, I prevent it or stop it immediately. If necessary, I inform my supervisor or get in touch with any of the contacts listed in the chapter on “Support”.

Example

Someone has written to you with information that one of our suppliers is not paying their employees their correct wages and is violating labor law by tolerating 80-hour weeks. In addition, the pay of some of the supplier’s employees is below the minimum wage. Inform your superior and the Whistleblower System of your concerns about human rights abuse. Our Company will examine the allegations in greater detail and take the necessary measures. This may include terminating business relations with the supplier in question.

We lead based on our values

Corporate principle

We embrace our corporate values, principles, and rules, take responsibility for both personal and corporate growth, and lead by example. We perform our duties, and manage our powers and roles in an appropriate, fair and responsible manner. That also applies for personal relationships in the workplace, in particular insofar as existing employment or hierarchical dependencies may be exploited. Our decisions are always transparent, show good judgment, are guided by integrity, and are taken in the best interests of the Company and its employees, business partners and shareholders. We strengthen trust and shape change in the Company through our values-based leadership.

My contribution

I am aware of my function as a role model both within the Company and in a broader context. My conduct and actions are always guided by integrity and a sense of responsibility, and are based on this Code of Conduct, our corporate values, principles and rules. I advocate interaction with one another in a spirit of trust, honesty, and fairness, and I am open to different points of view.

Example

In order to complete a project to schedule, your team would like to skip one step in the process. They say the step is unnecessary. You point out that the valid rules must be followed, regardless of any pressure. Together, you search for a solution that complies with the requirements and our values. You undertake to revise the process in collaboration with everyone involved and, where possible, to make it leaner. You commit to that as a manager and team member.

We live diversity

Corporate principle

Diversity, equal opportunities, and equal participation are important principles for fair, non-discriminatory, and respectful coexistence. We believe in cooperation in a spirit of partnership, in tolerance and in mutual respect. We foster diversity in the workforce and support an inclusive work environment.

We offer equal opportunities for everyone and reject all forms of discrimination. This applies in particular to unequal treatment due to ethnic or social origin, skin color, biological sex, nationality, language, religion, ideology, age, physical or mental disabilities, gender identity, sexual orientation, political views, or any other characteristics protected by law. We live diversity, actively support inclusion, and create an environment that not only encourages the engagement of all employees, but also fosters each employee’s individuality in the interests of the Company.

Our employees are selected, hired, and developed based on their qualifications and their skills.

My contribution

I observe the principles of diversity, equal opportunities and equal participation and encourage people around me to do the same.

If I see any violations of the principles of equal opportunities and equal participation, such as unequal treatment, harassment, and bullying, I make the persons involved aware of their misconduct. If I am not in a position to directly influence events, I notify the HR department of the incident immediately or get in touch with the contacts listed in the chapter on “Support”.

Example

You hear some of the people you work with making disrespectful comments about people on account of their nationality, gender, sexual orientation, or skin color.

Either speak up straight away about this discrimination or get in touch immediately with one of the contacts listed in the chapter on “Support”.

We speak up when something is wrong

Corporate principle

We want to learn from mistakes and continuously improve. That is why we speak up about wrongdoings, or as soon as something doesn’t feel right, even if that is awkward and uncomfortable. To do that, we promote a culture of integrity and actively seek a dialog within our team and with our supervisors. We seek advice and support if we have questions and problems. We protect everyone who contributes to this culture.

For us, compliance with external and internal rules at all times is a given. We do not tolerate misconduct. We believe that turning a blind eye can never be the right solution. That is why we react immediately and appropriately to misconduct and violations of our rules.

Managers always lead by example through conduct that is in accordance with our rules and regulations. They perform this important function by supporting employees to comply with the rules, promoting an error culture, and following up on violations.

My contribution

My first point of contact for questions, concerns, or the reasonable suspicion of a violation of internal or external regulations is my supervisor, or alternatively I can seek advice from the relevant subject matter experts. The HR department and employee representatives as well as Compliance are also available to provide support. In addition, I should report any reasonable suspicion of Serious Regulatory Violations via the Whistleblower System. As a Management Level employee, I am obliged to report any such suspicion.

Example

The deadline for a decision proposal submitted to a committee has expired and you notice that you and your team have made a mistake. You know it is not possible to take a meaningful decision on the basis of the data submitted.

Inform your supervisor and the departments responsible for the committee immediately. Jointly find a way to correct the document. In addition, you and your team discuss how such errors can be avoided in future.

We work together in close partnership – constructive, cooperative and fair

We recognize the basic right of all employees to establish trade unions and employee representations.

We are committed to working with employee representatives in candor and trust, to conducting a constructive and cooperative dialog, and to striving for a fair balance of interests. Professional dealings with employee representatives are part of our corporate culture.

Safeguarding the future of the Group and its employees is achieved in a spirit of cooperative conflict management and social commitment, on the basis and with the goal of ensuring economic and technological competitiveness. Economic efficiency and job protection are equal-ranking and shared goals.

We respect and promote health and safety

Corporate principle

We take our responsibility for the safety and health of our employees very seriously. We promote occupational health and safety in line with the provisions of national laws and regulations and with the occupational health and safety policy of the Company.

Occupational health and safety for all employees is fundamental to ensuring a sustainable future for our Company and to positioning our Company as an attractive employer. All accidents at work and workrelated illnesses are generally preventable. We therefore aim to ensure the protection and promotion of physical and mental health. This requires the cooperation and participation of all.

My contribution

I comply with occupational health and safety regulations and instructions. I do not endanger my own health and safety or that of my team or third parties. I support them, do not look the other way, and accept help.

Within my area of responsibility, I take all appropriate and statutory measures to ensure a safe working environment. I draw attention to unsafe actions or conditions. I make an active contribution to maintaining and promoting my health by voluntarily participating in preventive healthcare and health promotion activities. I follow instructions, attend training, and align my daily actions with them.

Example

You notice that a device in your department appears to have an electrical defect.

Do not activate the device and notify the responsible supervisor to coordinate further measures. It is not permitted to repair electrical equipment yourself because this might be dangerous.

We protect our assets – whether visible or invisible

Corporate principle

We respect the Company’s tangible and intangible assets and do not use them for non-business purposes, but solely to achieve the Company‘s business objectives. Exceptions are possible if internal policies and guidelines permit private use.

My contribution

I adhere to the Company’s rules and exercise care when handling Company assets.

Example

High-end software is installed on your business laptop. A friend who knows this asks you to lend them your laptop so that they can use one of these programs for private purposes. You say no, because you know that Company property and Company IT may not be made available to third parties.

We protect information and intellectual property

Corporate principle

We are aware of the value of Company know-how and take great care to protect it. We respect the intellectual property of competitors, business partners and other third parties.

My contribution

I handle all Company information carefully and do not disclose it to unauthorized persons. I take particular care with regard to information relating to technical know-how, patents, and trade and business secrets.

Example

You are involved in the development of an innovative technology. You are to present your development at various Company sites and want to take your laptop, which you have used to store the relevant documents, with you for presentation purposes. You intend to go over these documents again on the plane or the train on the way to the various sites.

You must make sure that no one obtains knowledge of sensitive information belonging to the Group, as this could lead to serious competitive disadvantages. Do not retrieve this type of information in places where third parties can access it or take note of it.

We take decisions based on facts, thus avoiding conflicts of interest

Corporate principle

We act with integrity. That is why it is especially important for us to avoid creating potential conflicts of interest when performing our job responsibilities and to recognize and disclose possible conflicts that we face or that we observe. A potential conflict of interest already exists if private or personal financial interests of employees influence or could influence their business decisions. This also applies for personal relationships in the workplace, in particular with regard to existing employment relationships or hierarchical dependence. Conflicts of interest may arise both from employees themselves or through persons related to them, in particular as a result of involvement in other companies, through secondary employment, in connection with memberships or with regard to employees’ personal financial circumstances. In this context, business relations with third parties, such as other companies in the Group or suppliers, may also be relevant.

My contribution

If I identify that I face or suspect that I may face a potential conflict of interest, I immediately notify my supervisor and the relevant HR and Compliance departments and disclose the facts. If a conflict exists, we jointly seek a solution that safeguards the interests of the Company.

Example

Your boss asks you to review offers from several suppliers of plastic components and to pre-select potential candidates. You discover that one of the most favorable bids is from the company of a good friend.

Inform your supervisor of this personal connection that could be understood as personal bias. Withdraw from the decisionmaking process to avoid any appearance of a conflict of interest.

We carefully check all benefits

Corporate principle

Our products and services define who we are. Therefore, benefits in the form of gifts and invitations are only permitted if they are appropriate. Our internal policies on handling gifts, invitations and business meals set out what benefits are appropriate and what steps must be taken when accepting and / or granting them.

My contribution

I familiarize myself with the policies on handling gifts, invitations and business meals, and strictly abide by them. I check whether my behavior is appropriate and whether it might influence my business decisions.

Example

You work in purchasing. A supplier sends you an invitation to a multi-day sports event. This supplier is one of the bidders in a current call for tender. Invitations and gifts from suppliers to purchasing employees must always be scrutinized very carefully. During a call for tenders in particular, the acceptance of benefits from participants is not permitted, as this could give the impression of undue influence. If you have any concerns, contact your supervisor and if necessary the relevant Compliance department.

We do not bribe others and do not accept bribes ourselves

Corporate principle

Corruption is prohibited worldwide. Corruption means that someone abuses their professional position to gain an advantage for themself or a third party and thereby harm others.

Benefits such as invitations and gifts, especially when dealing with public officials, can be evidence of corruption. Therefore, benefits should be exceptions in business transactions. Benefits may only be granted or accepted within the framework of internal policies and applicable laws.

My contribution

I do not bribe others and I do not accept a bribe myself, and I avoid even the appearance of improper influence. I keep myself informed by consulting the internal rules before I give or accept gifts and issue or accept invitations.

If I receive any corruption-related hints, I immediately inform one of the contacts listed in the chapter on “Support”.

Example

You visit a supplier to inspect components for local production. During your visit it becomes obvious that the components have significant defects. Your contact at the supplier offers you a sum of money for ignoring the defects and to persuade you to accept the defective items.

On no account accept the money. Contact your supervisor or the relevant Compliance department immediately. Any attempt at bribery is not tolerated under any circumstances.

We do not share insider knowledge

Corporate principle

We handle information pertaining to share Company performance in accordance with capital market requirements and do not tolerate any insider trading. Insider information is information of a precise nature that has not been made public and that, if it were made public, would be likely to have a significant effect on the price of the relevant financial instrument, e.g., stocks and shares. We may only use knowledge relating to insider-relevant projects and processes internally in accordance with the applicable internal policies and may not divulge such knowledge to any outside party, including family members, e.g., a spouse.

My contribution

I do not engage in insider trading, nor do I make any such recommendations to any third party or induce any third party to engage in insider trading. Furthermore, I do not divulge inside information unless this is required during the course of my normal work, and I comply with the relevant internal policies. I undertake to familiarize myself with the applicable internal rules.

If I have access to inside information, I do not purchase or sell any financial instruments based on this information. This applies not only to trading with shares of listed companies belonging to the Group or derivatives thereof, but also to trading with financial instruments in general, i.e., also those of suppliers.

Example

You learn through your work that the acquisition of a large company well-known worldwide is going to be announced soon. As part of your job, you have been informed that the Company‘s share price will rise significantly once this transaction has been announced. You know that a good friend is currently considering whether to sell their shares in our Company. You consider telling your friend that he should hold off on selling his shares.

Do not tip your friend off for any reasons whatsoever. Since the information of which you are aware is not public, but insider knowledge, you are not permitted under any circumstances to share this knowledge with others. Transmitting this knowledge directly or indirectly would make you liable to prosecution. 

We are committed to clean business practices

Corporate principle

Money laundering occurs when funds or other assets originating directly or indirectly from criminal offenses are put into circulation in the legal economy, making their source appear legal. Terrorism financing occurs when money or other resources are made available to commit criminal acts of terrorism or to support terrorist organizations. Liability does not require the person involved to be aware that money is being laundered through the relevant transaction. Inadvertent involvement in money laundering may already be a criminal offense for the parties involved.

We carefully check the identity of customers, business partners and other third parties with whom we wish to do business. It is our declared aim to conduct business solely with reputable partners who operate in line with legal provisions and who use resources from legitimate sources.

We assign incoming payments to the corresponding services without delay and post them accordingly. We ensure transparent and open cash flows.

My contribution

I take no action whatsoever that may violate money laundering provisions at home or abroad. I am vigilant and immediately assess any suspicious conduct on the part of customers, business partners and other third parties. If there is information providing sufficient grounds for suspicion, I immediately get in touch with the contact person responsible for money laundering prevention.

I abide by all applicable provisions for recording and posting transactions and contracts within my area of responsibility in the accounting system.

Example

A customer or business partner has overpaid and asks for the excess amount to be repaid by transferring it to a foreign account held in another country or by paying it in cash instead of via bank transfer to the original business account.

This kind of request requires an explanation. Do not accept the suggestion readily but ask the customer why the amount cannot be repaid through the same channel used for the original payment. Seek advice from the contact person responsible for money laundering prevention.

We are committed to fair and free competition

Corporate principle

Free and fair competition is protected by antitrust legislation valid throughout the world. Complying with this legislation ensures that there is no undue distortion of competition in the relevant markets – to the benefit of all market players.

In particular, agreements and concerted practices between competitors intended to achieve or effect the prevention or restriction of free competition are prohibited.

This includes in particular exchanges on prices and price components, terms and conditions, carving up customer groupings and territories, and restrictions on innovations. In addition, the exchange of competitively sensitive information is prohibited. The abuse of a dominant market position is also prohibited. Furthermore, the proper implementation of merger control procedures is required with regard to cooperations and transactions.

Anti-competitive conduct has the potential not only to significantly damage the good reputation of the Company, but can also incur severe fines, penalties, and financial compensation for damages.

We conduct business solely on the basis of merit and market economy principles as well as free and open competition. We like to measure ourselves against our competitors, always abiding by laws and regulations and observing ethical principles.

We do not enter into any anti-competitive agreements with competitors, suppliers, or customers. If our Company holds a dominant market position, we do not abuse this position.

We comply with the specific antitrust provisions for distribution systems in our dealings with our authorized distribution partners.

My contribution

Whenever I come into contact with competitors, I make sure that no information is given or received that would allow conclusions to be drawn about current or future business conduct.

In discussions or any other contacts with competitors, I avoid issues that could be of relevance for competition among each other.

Example

You meet with competitors’ employees at a trade conference. You exchange ideas with them. Make very sure you do not betray any trade secrets – especially information with details that could impact free and fair competition. Such information includes the pricing of products and services, pay or strategic details.

We carefully check who we do business with

Corporate principle

We carefully select suppliers, service providers and partner companies based on objective criteria and make use of competition. We only cooperate with business partners in line with statutory requirements, internal rules and guidelines.

We check the integrity of potential business partners carefully before entering into business relations and follow the processes and contact procedures set out in the rules and policies.

When purchasing or selling products and services, we involve the relevant departments in the process in good time in accordance with the applicable policies.

My contribution

I make myself familiar, that the integrity of potential business partners has been checked before entering into business relations and follow the processes and contact procedures set out in the rules and policies. I show no bias in favor of a supplier, service provider or partner company without an objective reason, and I promote competition. I do not purchase any products or services without having first gathered information on the market and alternative suppliers. I follow the applicable procurement guidelines and involve the relevant purchasing department at an early stage before the planned delivery and performance of services in line with valid purchasing processes

I make sure that remuneration is only paid for services that are actually rendered and that the payments are commensurate with the services rendered. I also comply with the relevant policies before commissioning Group companies.

Example

It comes to your attention that a supplier, service provider or partner company is to be commissioned without involving the relevant purchasing department.

Get in touch with the relevant purchasing department or one of the contacts listed in the chapter on “Support”, to make sure the bid that is most cost-effective for the Company is given consideration.

We are committed to correct financial accounting and reporting

Corporate principle

We strictly comply with the statutory provisions for proper accounting and financial reporting. Transparency and correctness are our top priorities, because any irregularities may have serious consequences for the Company as well as for the persons responsible. To that end, we regularly inform all capital market players of our financial position and business developments. We publish our periodic financial statements punctually in accordance with national and international accounting regulations.

My contribution

I organize processes in such a manner as to ensure all business financial data are entered correctly and promptly in the accounting system. If I have any questions about the correct recording of data, I contact my supervisor or the appropriate finance department.

Example

You urgently need new equipment. However, your department’s budget for the current fiscal year has already been used up. You consider acquiring the equipment nevertheless and posting the cost in the next fiscal year when your budget has been refreshed.

Do not take any action of the kind. Entries must always be assigned correctly. Posting entries inaccurately may have serious consequences for the Company and the individual employee.

We ensure compliance with all regulations in cross-border trade

Corporate principle

We are aware of our social responsibility to fulfill export control and sanctions obligations and expressly commit to complying with the relevant legislation.

Cross-border business processes and transactions may be subject to prohibitions, restrictions, approval requirements or other supervisory measures under export control regulations. These may relate to the relevant business partners, goods, countries, financial resources, or intended use. This applies to technologies and software as well as goods and products. In addition, it applies to temporary cross-border transfer and technical transmissions, for example, by e-mail or cloud. Furthermore, certain imports may be subject to export control regulations.

We ensure compliance with applicable export control regulations and the relevant internal policies.

My contribution

I am responsible for regularly checking that I am familiar with internal information and policies on export control. That is how I keep up to date on whether my day-to-day work is subject to export control regulations. Should I become aware that export control regulations are being violated in my area of responsibility, I immediately take every possible action to prevent or remedy such violations.

If in doubt, I seek advice from the relevant export control contact.

Example

You commission a long-standing partner company with the development of a software component. To offset cost pressure the partner suggests commissioning a subsidiary outside the EU with some of the development activities. The subsidiary is based in a country that is on country list A defined by the Groups export control unit.

There may be embargo regulations prohibiting certain activities in the country. This must be coordinated both internally and with the export control authorities before you can agree.

Contact the relevant export control unit to coordinate the next steps.

We communicate clearly and respectfully

Corporate principle

We ensure that our communication is clear and consistent in order to maintain the confidence of customers, investors and other stakeholders. Before committing to and / or executing any communication or marketing measures, such measures must first be coordinated with the relevant department. Thoughtfulness and respectful interaction with one another are second nature to us.

My contribution

I do not issue any public statement on behalf of my Company and always refer any requests to the Communications department. If I make any comments at public, trade or cultural events or on the internet, I make it clear that I am voicing solely my own personal opinion. I consult the Company’s social media guidelines for advice on proper conduct in social networks.

Example

You read comments on the internet from someone criticizing production methods in Asia and you know the comments are completely unfounded.

Even if you would like to put the facts right straight away, contact the relevant department first, because they are in a position to respond comprehensively and appropriately to these comments.

We represent our Company’s positions in a responsible and clear way

Corporate principle

As a member of society, we can specifically promote the Company’s positions during decision-making processes, such as those for legislation plans through political lobbying. We conduct political lobbying centrally and in line with the principles of openness, accountability, and responsibility. It goes without saying that our interaction with political parties and interest groups is based on the principle of neutrality. Undue influence in politics or legislation is not permitted.

My contribution

I do not attempt to intervene in political decisions on behalf of the Company if I am not authorized to do so. If I am authorized to do so, I observe the relevant internal policies in the performance of my duties.

Example

You have a relative who works for the transport ministry and who asks for your opinion on draft legislation that will impact the automotive industry. They also ask you for the Group’s position on this legislation. Do not comment. Political lobbying in the Company is exclusively coordinated centrally and conducted openly and transparently. The authorized contact for such lobbying activities is the External Relations department.

We exercise caution when dealing with public officials

Corporate principle

In view of national and international legislation, there is an increased risk of corruption when dealing with public officials. This is taken into account in our internal policies, which lay down the framework with regard to benefits. In particular, we do not make any facilitation or expediting payments, i.e., payments to public officials that facilitate or expedite regular or routine official acts.

My contribution

I am aware that there is an increased risk of corruption when dealing with public officials. Therefore, I familiarize myself with the applicable special rules. I understand that I have a binding obligation to consult the Compliance department in this regard.

Example

The guests invited to a full-day event include a university professor, who has been asked to give a lecture. You are considering what you need to keep in mind. Among other things, your department would like to invite the guests to lunch.

Because the rules governing dealings with public officials – this also includes academic staff at state universities – are especially strict, seek the advice of the relevant Compliance department in advance.

We commit to society in many ways

Corporate principle

We make donations, i.e., voluntary contributions without a return service by the recipient, and grant sponsorships, i.e., contributions based on a contractually agreed return service for social objectives, to achieve a positive impact in terms of our reputation and public perception. In order to avoid conflicts of interest and to ensure standard conduct within the Company, donations and sponsorship measures are permitted only in the context of the respective legal framework and in accordance with the applicable internal rules of the Group brands and companies.

Donations and sponsorship measures are only granted in accordance with a transparent approval process. We grant payments and / or non-cash benefits for scientific, charitable, cultural or religious purposes. In addition, we grant donations exclusively to institutions which are recognized as charitable and / or tax-privileged.

My contribution

If I consider a particular sponsorship measure to be worthy of support, I make initial contact with the appropriate departments in the Company, e.g., Communications, External Relations, and Human Resources.

The granting of donations must be transparent, i.e., the purpose, the recipient of the donation, and the financial management must be documented and verifiable. I comply with internal processes and general conditions and do not initiate any donation that could damage the reputation of our Company.

Example

A local politician asks you for a cash donation from your Company for the election campaign.

Turn down the request. Donations may only be granted after going through the required approval process. In this specific case, the donation cannot be approved because an internal guideline prohibits donations to political parties, related institutions, and politicians.

We meticulously observe tax and customs regulations

Corporate principle

As a global company, we are aware of our social responsibility to meet our obligations with regard to foreign trade, taxes and customs, and we explicitly endorse compliance with national and international legislation.

My contribution

I design internal structures and processes in such a manner as to ensure that the taxes and customs to be paid by the respective Group companies are calculated correctly, promptly and in full, are disclosed in reporting, and are paid to the relevant fiscal authorities.

If I have information concerning a violation of tax and customs regulations in my area of responsibility, I undertake every action I can to prevent or stop this violation. If that is not possible, I get in touch with the appropriate contact person in the tax and customs department.

Example

You are responsible for posting certain business transactions, for example general overheads such as maintenance expenses, and production costs, in the statutory financial statements. One project exceeds certain controlling parameters early in the financial year. You therefore receive instructions to make an entry under maintenance expenses even though the transaction unquestionably relates to an investment and must therefore be treated as capitalized production costs.

Post the entry in line with legal requirements. All business transactions must be correctly reported pursuant to commercial law and tax regulations because these accounting records form the basis for tax returns. Accounting errors could therefore result in incorrect tax returns and lead to serious consequences under tax and customs law for the Company and the employees responsible.

We handle data carefully

Corporate principle

We attach great importance to handling data responsibly, securely and transparently. We collect, process, use, and store personal data solely in accordance with statutory requirements. We protect the personal data of customers, employees – including former employees and applicants – and partners such as suppliers and development partners.

My contribution

I handle personal data confidentially and my actions are clear and transparent. I integrate data protection in my actions and processes and ensure the security of all data in my area of responsibility. I take responsibility and pay attention to secure data exchange throughout the value chain. If in doubt, I contact my supervisor or the relevant data protection department.

Example

You are planning a market analysis for the Company. The analysis involves the collection and evaluation of customers’ personal data. Another department would also like to use this data at a later point. Valid data protection legislation states that data may only be collected and processed on a specific legal basis and that the customers concerned must always be adequately informed. In addition, as a general principle data may only be processed for the purpose for which it was collected.

Please clarify with your supervisor or the relevant data protection unit whether the customers’ consent must be obtained prior to collection, how the customers are to be informed, and the terms on which the data could be used by another department.

We secure our IT systems

Corporate principle

We respect IT security and abide by the applicable information security regulations. The information security regulations provide guidelines for different employment groups and are relevant for all employees.

My contribution

I familiarize myself with the applicable IT security regulations and observe the rules therein. As part of the IT security chain, I make my active contribution by being vigilant at all times and ensuring my basic IT security skills are always up-to-date.

Example

You are on a business trip. The SIM card you have been given by your company has no reception, but you need to send a confidential document to your supervisor. The café you are sitting in offers free, unencrypted Wi-Fi.

Be very careful when you use public Wi-Fi. There is data leak risk when using unprotected connections, even though our data transmissions are protected via VPN, a virtual private network.

We inspire the world with our products

Corporate principle

Our products inspire countless people all over the world. We give high priority to the conformity and safety of our products. We have a responsibility to ensure that risks to health, safety, the environment, and the assets of our customers or third parties resulting from the use of these products are excluded where possible.

In compliance with statutory provisions, we develop our products in accordance with state-of-the-art technology, taking account of other binding obligations such as additional safety requirements resulting from the state of scientific knowledge. This is systematically ensured by means of established structures and stable processes. Once they have been put on the market, our products are constantly monitored in the field so that appropriate measures may be promptly initiated in the event of possible discrepancies. We do not make any compromises in this regard.

My contribution

I carefully comply with all relevant provisions in my day-to-day work. I set realistic goals. If there is a conflict of goals, the conformity of our products always has top priority, regardless of time or cost pressure. That is why I embrace our defined processes and continuously improve them. We jointly identify and close gaps in processes in order to meet all binding obligations. I contact my supervisor or the PCMS team if I have any questions or concerns about product compliance.

Example

A customer reports that the operating system in their vehicle has crashed. You are not sure whether this is due to an operating error on the part of the customer or a software malfunction.

Follow the applicable processes and report the problem immediately to the employees in charge so that the issue can be clarified and in order to initiate the steps that may be necessary based on the known facts.

We bear responsibility for the environment and sustainability

Corporate principle

As a global commercial enterprise, we bear responsibility for the environmental compatibility and sustainability of our products, locations, and services. Our Company aspires to be a global provider of sustainable mobility and a role model for protecting the environment. We focus on environmentally friendly, advanced, and efficient technologies, which we implement throughout the entire lifecycle of our products. From the very early phases of development and production onward, we make sure we manage natural resources carefully, continuously reduce the environmental impact, and comply with environmental protection laws and regulations.

Furthermore, we constantly reassess the environmental compatibility of products and manufacturing processes, optimizing these where necessary. We are a responsible member of society and a partner for politics. We seek a dialog with these players on future mobility concepts and on shaping ecologically sustainable development.

My contribution

I am mindful of environmental protection in my work and use resources and energy economically and efficiently. I make sure my activities have the smallest possible impact on the environment and that they comply with environmental protection laws and regulations.

Example

You notice that a tank in one of the halls is leaking and that large quantities of fluid used in the production process are spilling onto the floor. No one else seems to have noticed the leak and you are concerned that the entire tank could drain off.

Inform one of the employees in charge immediately and draw attention to the problem. Do not count on anyone else reporting the leak.

Our Code of Conduct provides the binding framework for acting with integrity and in compliance with the rules within our Group. As Group employees, we have a responsibility to respect the principles of our Code in order to prevent Regulatory Violations and thus avoid damage to the Company. Violations of laws and internal policies are immediately investigated. Depending on the seriousness of the violation, this can have disciplinary, civil, or criminal consequences for the employees concerned. Proven misconduct can also have an impact on remuneration. That is why we talk to our supervisor or seek expert advice immediately if we have any questions or concerns, or if we suspect there has been a violation of internal or external regulations. The HR department and employee representatives are there to provide support. We can also contact the Company’s Compliance Officer or the Compliance advice service at any time at:

E-mail: aleksandar.stojanovic@volkswagenzubehoer.de

In addition, we can submit reports regarding Regulatory Violations via the Volkswagen Group Whistleblower System. We can give our name, or we can make the report anonymously. We are aware that the Volkswagen Group Whistleblower System has responsibility for investigating reports regarding Serious Regulatory Violations.

A Serious Regulatory Violation is a significant violation of our ethical values as set out in the Code of Conduct. Equally, violations of statutory laws or regulations that may significantly affect the reputation or financial interests of the Company are also considered to be Serious Regulatory Violations. In all other cases we should first seek advice from our supervisor, the HR department or Compliance.

Managers have a special function as role models. The decisions they make for the Company must always take account of values and regulations. This includes immediately reporting Reasonable Suspicion of the concrete indication of a Serious Regulatory Violation.

The purpose of the Whistleblower System is to protect our Company, the whistleblower, and all persons who contribute to the investigation and the termination of misconduct. Discrimination against them is itself considered a Serious Regulatory Violation.

At the same time, the Whistleblower System protects the interests of Persons Implicated. For them, the presumption of innocence applies as long as a violation is not proven. The work of the Whistleblower System is based on uniform processes and the confidential, professional processing of reports. Abuse of the Whistleblower System is not tolerated and will be disciplined accordingly.

Potential violations of the Code of Conduct for Business Partners, including serious risks, violations of human rights and environmental violations by direct and indirect suppliers, can also be reported to the Central Investigation Office.