Hinweisgebersystem
Volkswagen Zubehör GmbH
Deutsch
Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, interner Regeln, der Prinzipen unserer Verhaltensgrundsätze sowie des Code of Conduct für Geschäftspartner hat bei der Volkswagen Zubehör GmbH oberste Priorität. Der Erfolg unseres Unternehmens basiert auf Integrität und Compliance. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, ist es wichtig, von möglichem Fehlverhalten unserer eigenen Beschäftigten oder denen unserer Zulieferer zu erfahren und dieses zu unterbinden. Deshalb betreibt das Zentrale Aufklärungs-Office ein unabhängiges, unparteiisches und vertrauliches Hinweisgebersystem.
Eine wichtige Säule unseres Hinweisgebersystems ist der Grundsatz des fairen Verfahrens. Es garantiert den größtmöglichen Schutz für Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber, Betroffene und Beschäftigte, die an der Aufklärung des gemeldeten Fehlverhaltens mitwirken. Dazu gehört auch, dass wir Möglichkeiten zur anonymen Meldung und Kommunikation anbieten. Wir versichern keine Maßnahmen zu ergreifen, um anonyme Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber zu identifizieren, die unser Hinweisgebersystem nicht missbrauchen. Benachteiligungen von Hinweisgeberinnen und Hinweisgebern sowie allen Personen, die zu Untersuchungen bei der Volkswagen Zubehör GmbH beitragen, werden nicht toleriert. Für Betroffene gilt die Unschuldsvermutung, bis der Verstoß nachgewiesen ist. Die Untersuchungen werden mit äußerster Vertraulichkeit durchgeführt. Die Informationen werden in einem fairen, schnellen und geschützten Verfahren verarbeitet.
Qualifizierte und erfahrene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Zentralen Aufklärungs-Offices prüfen alle Meldungen auf potentiell schwere Regelverstöße durch Beschäftigte des Volkswagen Konzerns gründlich und gehen ihnen systematisch nach. Zunächst erhalten Hinweisgebende eine Eingangsbestätigung. Anschließend bewertet das Aufklärungs-Office den Hinweis. Dies beinhaltet die Beschaffung von Informationen insbesondere von Hinweisgeberinnen und Hinweisgebern. Nur wenn sich daraus ein Anfangsverdacht auf einen potenziellen Regelverstoß ergibt, wird eine geeignete Untersuchungseinheit mit der Untersuchung des Falls beauftragt. Anschließend bewertet das Aufklärungs-Office die Untersuchungsergebnisse und spricht im Fall eines festgestellten Fehlverhaltens eine geeignete Sanktionsempfehlung aus. Informationen über den Bearbeitungsstatus* des Hinweises sowie über das Ergebnis einer möglichen Untersuchung werden den Hinweisgebenden unverzüglich mitgeteilt.
Potentielle Verstöße gegen den Code of Conduct für Geschäftspartner, einschließlich schwerwiegender Risiken und Menschenrechts- und Umweltverletzungen durch direkte und indirekte Lieferanten, können ebenfalls an das Zentralen Aufklärungs-Office gemeldet werden. Das gilt ebenso für sonstige Meldungen, die sofortige Maßnahmen durch das Unternehmen erfordern. Das Aufklärungs-Office informiert die zuständigen Stellen, die den Sachverhalt entsprechend bearbeiten. Dazu gehören insbesondere erforderliche Maßnahmen zur Minimierung oder Beendigung von Verstößen und/oder Risiken.
Weitere Informationen über die diesbezüglichen Verfahrensgrundsätze finden sich hier.
* Die Bearbeitungszeit kann variieren und hängt u.a. vom Gegenstand des Hinweises ab.
Eine Beschwerde über Produkte oder Dienstleistungen an unseren Kundendienst
Bei Beschwerden bzw. Feedback zu Produkten und Dienstleistungen der Volkswagen Zubehör GmbH oder unserer Geschäftspartner (z.B. Autohäuser, Werkstätten), wenden Sie sich bitte an die Volkswagen Zubehör GmbH Kundenbetreuung:
0800 - 86 55 79 24 36 oder kundenbetreuung@volkswagen.de
Bitte haben Sie dafür Verständnis, dass wir diesbezügliche Anliegen nicht weiterleiten und aus Zuständigkeitsgründen auch nicht tätig werden können.
Eine Verdachtsmeldung zu potentiellem Fehlverhalten an unser Hinweisgebersystem
Das Hinweisgebersystem bietet verschiedene Kanäle, um potenzielles Fehlverhalten von Beschäftigten von Volkswagen Zubehör GmbH, Verstöße gegen Code of Conduct für Geschäftspartner oder menschenrechtliche und umweltbezogenen Risiken und Verstöße in unserer Lieferkette zu melden.
Dies berührt jedoch nicht das gesetzlich verankerte Recht, sich wie unten beschrieben an die zuständigen Behörden zu wenden.
E-Mail
Das Zentrale Aufklärungs-Office von Volkswagen Zubehör GmbH kann per E-Mail über die folgende Adresse erreicht werden:
Bei Kundenbeschwerden wenden Sie sich bitte an die unter „Eine Beschwerde über Produkte oder Dienstleistungen an unseren Kundendienst“ aufgeführten Kanäle.
Zentrales Aufklärungs-Office
Postanschrift:
Volkswagen AG, Zentrales Aufklärungs-Office
Postfach 1717
Berliner Ring 2
38436 Wolfsburg, GermanyPersönlich:
Bitte vorab einen Termin über io@volkswagen.de vereinbaren.Ombudsleute
Die Volkswagen Zubehör GmbH hat externe Rechtsanwälte (Ombudsleute) bestellt, die zum Hinweisgebersystem beraten oder sicherstellen, dass Meldungen von Hinweisgeberinnen und Hinweisgebern – auf Wunsch auch anonym – an das Aufklärungs-Office weitergeleitet werden.
Wer mit den Ombudsleuten in Kontakt treten möchte, findet alle notwendigen Informationen unter dem folgenden Link: https://ombudsleute-der-volkswagen-ag.de/
Online-Meldekanal
Es besteht die Möglichkeit, über eine internetbasierte Kommunikationsplattform SpeakUP in mehr als 65 Sprachen mit dem Aufklärungs-Office in Kontakt zu treten. Das System ist vertraulich und geschützt und bietet die Möglichkeit, Hinweise anonym abzugeben.
Sie können den Online-Meldekanal über den folgenden Link aufrufen:
https://goto.speakup.report/volkswagenEine ausführliche Anleitung, wie Sie Hinweise online, per App oder über Telefon angeben können, finden Sie hier.
Telefon
Sie können uns 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche eine telefonische Nachricht hinterlassen. Nach der Eingabe der Telefonnummer (die für das Land gilt, in dem Sie sich befinden) werden Sie aufgefordert, den dazugehörigen Organisationscode einzugeben. Dann können Sie Ihre Meldung als Sprachnachricht abgeben. Das Aufklärungs-Office erhält davon lediglich eine Abschrift. Wählen Sie sich wieder ein, um die Antwort oder weitere Fragen unseres Teams zu hören.
Wählen Sie eine Telefonnummer aus dieser Liste für Ihr Land oder Ihre Region und halten Sie den entsprechenden Organisationscode 122203 bereit.SpeakUp App
Sie können auch die App „SpeakUp - Listen for a change“ von People Intouch herunterladen (nur für private Geräte), um auf das sichere Meldesystem zuzugreifen. Über diese App können Sie Ihre Meldung schriftlich einreichen oder eine Sprachnachricht (auch anonym) hinterlassen. Sie benötigen den Organisationscode 122203. Loggen Sie sich wieder ein, um die Antwort unseres Teams zu sehen oder weitere Fragen zu beantworten. Laden Sie sich dafür die App aus dem App Store oder Google Play Store herunter.
Haben Sie weitere Fragen oder benötigen Sie einen Ansprechpartner vor Ort?
Fragen oder Verbesserungsvorschläge zum Hinweisgebersystem können ebenfalls an das Zentrale Aufklärungs-Office gerichtet werden.
Darüber hinaus kann unser lokaler Compliance-Beauftragter/verantwortliche Funktion in allen Angelegenheiten des Hinweisgebersystems auch über aleksandar.stojanovic@volkswagen-zubehoer.de angesprochen werden.
Externer Meldekanal für Deutschland
Die Regierung Deutschlands hat Behörden benannt, die auch Meldungen über Fehlverhalten als externe Meldekanäle entgegennehmen. Der externe Meldeweg ist: BfJ - Hinweisgeberstelle (bundesjustizamt.de)
English
Complying with statutory regulations and internal rules, and the principles laid down in our Code of Conduct and the Code of Conduct for Business Partners, has top priority at Volkswagen Zubehör GmbH. The success of our company is based on Integrity and Compliance. To meet these standards, it is important to learn of potential employee or supplier misconduct and to put a stop to it. Therefore, we entrusted the Central Investigation Office to operate an independent, impartial and confidential Whistleblower System on our behalf.
A key pillar of our Whistleblower System is the principle of procedural fairness. It also guarantees the greatest possible protection for whistleblowers, persons implicated and employees contributing to the investigation of reported misconduct.
This also includes offering opportunities for anonymous reporting and communication. We assure not to perform any steps in order to identify anonymous whistleblowers, who do not misuse our Whistleblower System. Retaliation of whistleblowers and all persons who contribute to investigations at Volkswagen Zubehör GmbH will not be tolerated. Persons implicated are presumed innocent until the violation is proven. Investigations will be conducted with the utmost confidentiality. The information will be processed in a fair, fast and protected process.
The qualified and experienced colleagues at the Investigation Office examine every report for potential misconduct by a Volkswagen Group employee thoroughly and follow it up systematically. First, you will get a confirmation of receipt. The Investigation Office then assesses your report. This includes gathering facts particularly from the whistleblower. Only if this initial evaluation shows grounds for suspicion of a violation an investigation by a dedicated Investigating Unit will be started. Afterwards, the results of the investigation will be assessed by the Investigation Office and appropriate measures will be recommended. Information about the status* and the outcome of the procedure will be given to you without undue delay.
Potential violations of the Code of Conduct for Business Partners by suppliers, including serious risks and violations of human rights and environment by direct and indirect suppliers, can also be reported to the Investigation Office - as well as reports requiring otherwise immediate action. The Investigation Office will inform the responsible departments, who will process the issue accordingly. This particularly includes taking the necessary measures to minimize or end violations and/or risks.
More information on the respective procedural principles can be found here.
* The processing time varies depending on the subject of the procedure
A complaint about products or services to our customer service
For complaints or feedback about products and services of Volkswagen Zubehör GmbH or our business partners (e.g. car dealerships, workshops), please contact Volkswagen Zubehör GmbH Customer Care:
0800 - 86 55 79 24 36 or kundenbetreuung@volkswagen.de
Please understand that we will not be able to forward your request or take any action for reasons of responsibility.
A report of potential misconduct to our Whistleblower System
The Whistleblower System offers various channels for reporting potential misconduct by Volkswagen Zubehör GmbH employees, violations of the Code of Conduct for Business Partners or serious risks and violations of human rights and environment in our Supply Chain.
However, this does not affect the statutory right to contact designated authorities as described below.
E-mail
The Investigation Office of Volkswagen Zubehör GmbH can be reached via E-mail (in any language):
io@volkswagen.deFor customer complaints, please contact the channels listed under "A complaint about products or services to our customer service".
Central Investigation Office
Postal address:
Volkswagen AG, Central Investigation Office
Mailbox 1717
Berliner Ring 2
38436 Wolfsburg, GermanyIn person:
Please make an appointment in advance by writing an E-mail to io@volkswagen.de.Ombudspersons
Volkswagen Zubehör GmbH has appointed external lawyers to act as Ombudspersons. They advise on the Whistleblower System or ensure that reports from whistleblowers are forwarded anonymously to the Investigation Office if desired.
If you want to get in contact with the Ombudsperson you can find their contact details here: https://www.ombudsmen-of-volkswagen.com/
Online Reporting Channel
You have the option of using a web-based communication platform SpeakUP to contact the Investigation Office in more than 65 languages. This system is confidential and technically secured and allows you to submit reports anonymously.
You can access the online reporting channel through the following link:
https://goto.speakup.report/volkswagenYou can find instructions on how to make reports online, by app or by phone here.
Voice Intake by phone
You can leave us a voice message by phone 24 hours a day, 7 days a week.
After entering the phone number (specific to the country you are in), you will be prompted to enter the organization code. Then, you can submit your report as a voice recording. Only a written transcript will be received by the Investigation Office. Dial back in to listen to the reply or further questions by our team.
Select a phone number from this list for your country or region and have the corresponding organizational code 122203 ready.
Speak Up App
You can also download the Speak Up App “SpeakUp - Listen for a change “ by People Intouch (personal devices only) to access the secure reporting system. Through this app, you can submit your report in writing or leave a voice message (also anonymously). You will need the organization code 122203. Log back in to see our team's reply or answer further questions. Download the app from the App Store or Google Play Store.
Do you have further questions or do you need a local contact?
Questions or suggestions for improvement concerning the Whistleblower System can also be addressed to the Investigation Office.
Furthermore, our local Compliance Officer/responsible function can also be adressed in all matters of the Whistleblower System via aleksandar.stojanovic@volkswagen-zubehoer.de.
External Reporting Channel of Germany
The German government has defined designated authorities, that also accept reports on misconduct as external reporting channels. The external reporting channel/s is/are: BfJ - Hinweisgeberstelle (bundesjustizamt.de)